De uitdaging
Wens van het bruidspaar centraal
Binnen de gemeente Utrecht kun je 24/7 trouwen op vrijwel elke gewenste locatie binnen de gemeentegrenzen. Dit kan een van onze 25 vaste trouwlocaties, maar ook op een locatie naar eigen keuze zijn. Deze locatie wordt dan voor een huwelijksvoltrekking aangewezen als huis der gemeente.
Je kunt vervolgens jouw huwelijk laten voltrekken door:
Deze veelheid aan keuzemogelijkheden is er vooral op gericht om zo goed mogelijk te voldoen aan de wens van bruidsparen om zelf hun huwelijksdag zoveel mogelijk vorm te geven. Dit sluit goed aan het merendeel van de doelgroep voor dit product: de Millenials. Deze generatie Y wil zelf graag zaken vormgeven en heeft weinig op met een standaardproduct. Handig met digitale technologie, zijn zij gewend om snel het product/dienst van hun keuze te krijgen die voldoet aan alle wensen/eisen.
Veel telefoonverkeer
Burgers die willen trouwen kunnen al veel informatie vinden over de mogelijkheden op de website. Desondanks wordt er veel gebeld met huwelijkszaken over o.a. de beschikbaarheid van een specifieke huwelijksdatum, beschikbaarheid van trouwambtenaren, beschikbaarheid van trouwzalen die in beheer zijn van de gemeente Utrecht (Stadhuis, WSC en Stadskantoor) en wordt er vaak advies in gewonnen welke trouwambtenaar het beste bij hen past.
Handmatig plannen huwelijken
Dagelijks wordt de afweging gemaakt of er op bepaalde dagen nog huwelijken kunnen worden ‘aangenomen’. Nu is dit een volledige handmatige puzzel waarbij de beschikbaarheid van trouwambtenaren (die dagelijks kan wijzigen), hun min – max belasting, de reisafstanden tussen huwelijkslocaties en het tijdstip van huwelijken in de afweging moeten worden meegenomen.
Dit is m.n. in het trouwseizoen (mei – september) een zéér tijdrovende puzzel en foutgevoelig.
Het aspect dat het plannen extra moeilijk maakt is dat klanten huwelijken vaak ver vooruit willen boeken. Op het moment van boeken, is niet altijd met 100% zekerheid te zeggen dat er die dag voldoende trouwambtenaren beschikbaar zijn, laat staan de trouwambtenaar van hun keuze.
Waar zijn we naar op zoek?
Ontwikkel een tool waarbij de klant zelf digitaal de mogelijkheid krijgt om een huwelijksdatum, huwelijkstijdstip en trouwambtenaar vast te leggen waaraan de gemeente Utrecht kan voldoen.
Randvoorwaardelijk is dan wel dat de huwelijkslocatie al gekozen is.
Deze tool moet het volgende bevatten:
Omdat alle kanalen voor huwelijkszaken beschikbaar moeten zijn (balie, digitaal), moet het online planningstool werken met de planningsagenda in de applicatie Key2Burgerzaken en dus binnen de gemeentelijke IT-omgeving. M.a.w. de planningsagenda in de applicatie Key2Burgerzaken is leidend.
De planningstool maar ook de visuele presentatie van trouwambtenaren moeten verder eenvoudig / snel aan te passen zijn aan wijzigende omstandigheden.
